# Ký gửi hàng hóa
Ký gửi hàng hóa giúp bạn gửi hàng vào kho để phục vụ việc quản lý số dư sản phẩm (SKU). Bằng cách thực hiện tạo mới phiếu ký gửi, tra cứu thông tin và theo dõi trạng thái của phiếu, bạn có thể quản lý sản phẩm của mình dễ dàng hơn bao giờ hết.
Lưu ý: Có sản phẩm (SKU) đã được tạo hoăc đồng bộ về hệ thống Gobox. Nếu chưa có sản phẩm xem hướng dẫn tạo sản phẩm tại đây
Trạng thái vòng đời của 1 phiếu ký gửi bao gồm:
- Nháp: Phiếu được lưu dưới dạng bản nháp và được phép chỉnh sửa. Kho chưa nhận được yêu cầu ở trạng thái này
- Đã xác nhận: Phiếu ký gửi được tạo thành công và kho nhận được yêu cầu.
- Đã tới kho: Lô hàng đã được vận chuyển tới kho.
- Nhập kho 1 phần: Hàng đang được nhập theo từng phần vào kho hoặc Hàng tới kho nhưng bị thiếu số lượng sản phẩm so với số lượng mà shop đã khai báo ở phiếu ký gửi.
Shop cần xác nhận lại với kho về số lượng sản phẩm của đơn hàng bị thiếu để phiếu có thể được đổi trạng thái khác Nhập kho 1 phần.
- Đã nhập kho: Tất cả hàng trong phiếu đã được lưu vào trong kho thành công.
- Hủy: phiếu sẽ bị hủy và kho không nhận được yêu cầu ở trạng thái này.
Hãy cùng đi vào tìm hiểu cách sử dụng chức năng ký gửi này nào!
Mục lục:
# 1. Tra cứu phiếu ký gửi
Để thực hiện tra cứu phiếu Ký gửi, Bạn truy cập vào menu Ký gửi mục Bộ lọc
Tại bộ lọc, Bạn có thể tra cứu phiếu ký gửi theo 1 tiêu chí hay nhiều tiêu chí bao gồm:
- Kho: Vị trí Kho hàng của Phiếu ký gửi
- Trạng thái: Trạng thái của phiếu yêu cầu gồm Nháp, Đã Xác Nhận, Đã tới kho, Nhập kho 1 phần, Đã nhập kho, Hủy.
- QC: Các yêu cầu QC sản phẩm thuộc phiếu bao gồm: Không yêu cầu, QC Cơ bản, QC Nâng cao.
- Chọn t.gian: Tìm được phiếu ký gửi đã tạo trong 1 thời gian bất kỳ có sẵn.
- Khoảng t.gian: Bạn cũng có thể tìm được phiếu ký gửi đã tạo trong 1 thời gian bất kỳ.
- Tìm kiếm: Tìm kiếm phiếu ký gửi theo các loại mã: mã phiếu ký gửi, SKU sản phẩm, mã phiếu thu mua, và mã lô.
Sau khi chọn các tiêu chí cần tìm thì click Icon Kính lúp để trang web hiển thị kết quả trả về.
Lưu ý: Để tra cứu phiếu ký gửi của mình, Nhà Bán Hàng (Bạn) phải tạo phiếu ký gửi từ trước thì mới có thể thực hiện tra cứu.
# 2. Tạo mới phiếu ký gửi
Để tạo mới Phiếu, Chọn Tạo phiếu ký gửi.
Giao diện trang Tạo mới phiếu ký gửi sẽ hiện ra như sau:
Các thông tin phiếu bạn cần cung cấp bao gồm:
Chọn kho hàng: Cho phép Bạn chọn kho hàng muốn lưu trữ.
Đồng kiểm hàng: Yêu cầu quá trình kiểm tra sản phẩm nhận được và đồng thuận giữa kho và shipper
Seller ủy quyền: Đồng ý cho kho tự kiểm hàng dưới danh nghĩa của bạn.
Tài liệu đính kèm: Đính kèm thêm tài liệu Lưu ý về sản phẩm, cách lắp ráp, bốc dỡ hàng, hướng dẫn QC ...
QC: Chọn yêu cầu QC theo QC cơ bản hoặc QC nâng cao. QC cơ bản là QC về ngoại hình, chất liệu của sản phẩm. QC nâng cao là QC về kỹ thuật của sản phẩm, tùy vào nội dung mô tả QC của bạn.
Nhập file excel sản phẩm/Chọn SKU hàng hóa: Bạn có thể chọn Chọn SKU hàng hóa hoặc import từ file excel có sẵn.
Bảng danh sách sản phẩm sau khi nhập hàng hóa thành công: Tại bảng này Bạn có thể điền các mô tả về lô hàng.
Lưu nháp: Cho phép lưu bản nháp & chỉnh sửa. Kho chưa nhận được yêu cầu ở trạng thái này .
Xác nhận: Tạo phiếu ký gửi và gửi yêu cầu tới kho. Kho có thể kiểm tra & nhận hàng khi lô hàng về đến kho gửi.
# 2.1. Tạo mới phiếu ký gửi bằng file excel sản phẩm:
Bạn upload file excel có sẵn để nhập thông tin các sản phẩm cần ký gửi.
Lưu ý: File excel tải lên bắt buộc phải có 2 cột thông tin Mã SKU và Số lượng.
Sau khi nhập file excel, sản phẩm sẽ được hiển thị ở bảng thông tin:
Lưu ý: Chỉ nhập file excel sản phẩm hàng hóa khi đã có sản phẩm (SKU) đã được tạo hoăc đồng bộ về hệ thống Gobox, nếu không thì danh sách sản phẩm xuất từ file excel sẽ hiển thị thông báo: Sản phẩm không thuộc hệ thống
# 2.2 Tạo mới phiếu ký gửi bằng Chọn SKU hàng hóa
Khi click Chọn SKU hàng hóa, popup Chọn SKU xuất hiện.
Click chọn những sản phẩm (SKU) và chọn Đồng ý
Sản phẩm sẽ được hiển thị ở bảng thông tin:
# 2.3 Tạo phiếu ký gửi chọn yêu cầu QC
Để yêu cầu QC cho phiếu ký gửi, click chọn QC và chọn hình thức QC bạn mong muốn.
Tại mỗi sản phẩm cần QC, hãy nhập nội dung mô tả QC cho từng sản phẩm tại Ghi chú của từng sản phẩm
Lưu ý: Bạn có thể đính kèm thêm tài liệu hướng dẫn để nhân viên kho có thể hiểu rõ hơn về cách QC sản phẩm của bạn.
# 3. Xem thông tin phiếu ký gửi
Một phiếu ký gửi chứa rất nhiều thông tin khiến bạn phải quan tâm. Một số thông tin có thể sẽ cần theo dõi như chi tiết phiếu hoặc trạng thái phiếu. Do vậy, bạn sẽ muốn được kiểm soát toàn bộ thông tin đơn hàng tại một nơi.
# Thông tin lô hàng
Truy cập trang xem chi tiết thông tin lô hàng bằng cách bấm vào hình con mắt xem chi tiết đơn trên danh sách đơn hàng tại cột Thao tác.
Giao diện trang chi tiết đơn hàng sẽ hiện ra như sau:
Tại đây, bạn có thể thấy chi tiết phiếu ký gửi bao gồm: Vị trí kho hàng, Seller ủy quyền, Đồng kiểm hàng, số lượng sản phẩm (SKU), danh sách chi tiết tên, số lượng đơn hàng và chi tiết sản phẩm QC (nếu có)
# Trạng thái lô hàng
Tại màn hình Ký gửi, bạn có thể dễ dàng nhìn thấy trạng thái phiếu: cột trạng thái của bảng danh sách mã phiếu sẽ hiển thị trạng thái phiếu hiện tại. Ngoài ra bạn có thể chọn 1 trạng thái bất kỳ trên bộ lọc để xem trạng thái của các đơn.
# 4. Tính năng Sửa thông tin phiếu
Để sửa thông tin phiếu như Chọn kho hàng, mô tả thông số của sản phẩm... thì trạng thái của phiếu phải là Nháp, Đã xác nhận, Đã tới kho
Truy cập trang sửa thông tin lô hàng bằng cách bấm vào hình cái bút trên danh sách đơn hàng tại cột Thao tác.
Giao diện trang chi tiết đơn hàng sẽ hiện ra như sau:
Sau khi thực hiện thay đổi xong, click Cập nhật và phiếu của bạn sẽ được sửa thành công.
# 5. Xác nhận đủ hàng
Icon tích tròn sẽ hiển thị ở cột thao tác khi Trạng thái phiếu ký gửi của bạn là Nhập kho 1 phần. Đó là khi lô hàng đã được kho xử lý thành công nhưng số lượng thực nhận <= số lượng gửi.
Hàng được gửi thành nhiều đợt bạn không cần xử lý gì thêm cho đến khi các lượt gửi hàng được hoàn thành.
Khi đã đủ hàng bạn cần xác nhận đã đủ hàng để kết thúc phiên gửi hàng bằng cách click chọn icon tích tròn và đồng ý. Đơn hàng của bạn sẽ được chuyển sang trạng thái Đã tới kho.
# 6. Tính năng hủy phiếu
Tính năng này sẽ hiển thị Icon thùng rác đỏ khi Trạng thái phiếu ký gửi của bạn là Nháp và Đã xác nhận.
Để hủy phiếu ký gửi này, bạn chỉ cần click vào Icon thùng rác và bấm Đồng ý, phiếu của bạn sẽ được hủy thành công.
